Ferramenta digital vai otimizar a gestão de documentos e processos eletrônicos
A partir do dia 1º de janeiro de 2023, a Prefeitura dá mais um passo rumo ao governo digital, pois vai colocar em operação o Sistema Eletrônico de Informação – SEI Contagem. O objetivo do novo sistema é promover mais transparência e eficiência administrativa na execução e gestão de documentos e processos eletrônicos tramitados entre os setores internos de uma secretaria ou naqueles processos que exigem interface com outras pastas.
A implantação do SEI foi possível após acordo firmado, em junho de 2022, pela Prefeitura de Contagem com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF 4, localizado em Porto Alegre, que cedeu o direito de uso do sistema. Assim, o SEI ficará instituído como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.
Além da instalação do sistema, para sua efetiva implantação e funcionamento, desde junho, estão ocorrendo treinamentos com os multiplicadores do SEI nos órgãos, ministrados com o apoio da Escola de Governo de Contagem e da Secretaria Estadual de Planejamento e Gestão Seplag/MG. A primeira das quatro etapas (ondas) de implantação do SEI contou com a participação da Secretaria de Administração – Sead, da Controladoria-Geral do Município – CGM e da Secretaria de Tecnologia da Informação – STI, responsável pelo projeto e gestão do sistema.
O SEI será acessado pelo endereço específico: http://sei.contagem.mg.gov.br/ ou por meio do Portal de Contagem no link: http://portalpmc.contagem.mg.gov.br/sei/ com o mesmo usuário e senha utilizados para o login na rede da Prefeitura.
No portal SEI de Contagem, os servidores têm acesso a manuais, tutoriais e vídeos com materiais de apoio, respostas a perguntas frequentes, notícias, dicas e um ambiente de autotreinamento.
Capacidade tecnológica
A etapa atual de iniciação do SEI, ocorre em cumprimento ao período de 180 dias de implantação definido no Acordo de Cooperação Técnica e Decreto 685 publicado no Diário Oficial de Contagem – DOC de 21/09/22. A cessão de uso pelo TRF 4 foi possível após o tribunal constatar que a capacidade do parque tecnológico da Prefeitura de Contagem é compatível com a tecnologia do sistema, e que a sua rede de internet e de dados pode suportar o tráfego de informações exigido.
Outro critério cumprido pela Prefeitura diz respeito à equipe de pessoal designada – efetivo em sua maioria – que vai ter dedicação exclusiva ao projeto de implantação do sistema.
Para que outras secretarias possam acessar o SEI, é necessário que os multiplicadores de cada secretaria – já designados por meio de portaria – encaminhem para o e-mail seifaleconosco@contagem.mg.gov.br as informações referentes as respectivas estruturas administrativas internas, o organograma da secretaria e efetuem o cadastro dos usuários internos.
A próxima etapa prevê a implantação de novos processos e a liberação de acesso ao usuário externo que são pessoas físicas autorizadas a acessar ou atuar em processos junto ao SEI, independente de vinculação com a Prefeitura.
Independência de papel
Segundo informou a superintendente de Planejamento, Governança e Geoprocessamento da STI, Juliana Caldeira, o SEI é a ferramenta que vai permitir a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos administrativos e documentos.
“Implantar o SEI significa promover independência do papel como suporte físico para documentos institucionais, permitindo um ambiente colaborativo de produtividade entre secretarias afins, otimizando os fluxos de trabalho e permitindo a tramitação simultânea do processo a diversas unidades da prefeitura”, disse.
Para o secretário da STI, Fernando Lopes,a implantação do SEI é um dos resultados do projeto global do Plano Diretor voltado para o chamado ‘Governo Digital’. “Trata-se de mais um salto rumo à administração e governança pública moderna, de eficácia e de excelência, em que se adota a atualização da tecnologia, área de permanente avanço e descobertas”, ressaltou.
Sobre o processo de modernização da Prefeitura, a prefeita Marília Campos salienta que “a gestão municipal tem buscado soluções para deixar o governo e o município em sintonia com a era digital, como convém à nossa Contagem: uma das grandes cidades da região, a segunda em geração de emprego e renda e a terceira colocada em Produto Interno Bruto – PIB do Estado de Minas Gerais”.
Implantação do SEI, em etapas
Etapa 01
O projeto do Sistema Eletrônico de Informação – SEI, que se inicia em operação no dia 1º/01/23 – próximo domingo – terá implantação gradativa e conta com uma metodologia segmentada em quatro “Ondas”.
Os processos que estão sendo implantados e que estão na Fase/Onda 01, implicam as secretarias iniciantes do sistema, Sead/CGM. São eles:
1. Auditoria Interna: controle e assessoramento (Nota Técnica)
2. Correição: Procedimento Apuratório
3. Material: Movimentação de Material Permanente (Bem Patrimoniado)
4. Patrimônio: Serviço de Manutenção e Conservação Predial
5. Pessoal: Solicitação de Fornecimento de Transporte (Agendamento de Veículo)
Etapa 02
A etapa ou onda 02 de implantação do SEI será a inclusão de novos processos e liberação de acesso externo. Esta fase prevê o acesso e interação com o público externo de forma a agilizar e otimizar a transparência e excelência de trabalho para ambas partes, no que se refere a encaminhar documentos, assinar contratos, convênios, acordos e outros documentos celebrados com a Prefeitura, etc.
Etapa 03
A etapa ou onda 03 prevê a integração do SEI com outros sistemas da Prefeitura, como o Sistema de Protocolo – Sisprot, por exemplo.
Etapa 04
A etapa ou onda 04 será a implantação de novos módulos ao SEI, aderentes às atividades dos órgãos da Prefeitura.